Dokumentteknik – Att stärka företagskommunikation

Fram till tillkomsten av elektroniska arkiveringssystem och dokumentteknik var metalliska arkivskåp en oumbärlig del av inredning i kontor, skolor och andra institutioner. Men eftersom företag fortsätter att växla över till säkra, kostnadseffektiva och användarvänliga elektroniska alternativ har dessa arkivskåp flyttats till begagnade butiker.

Till skillnad från fallet med pappersdokument som endast kan nås under arbetstiden och det tar mycket tid att söka efter det nödvändiga dokumentet, kan elektroniska dokument ses när som helst, var som helst. Denna fördelning av information är en bra idé eftersom det gör det möjligt för personer med olika bakgrund och erfarenheter att gemensamt utveckla ett nytt koncept, bidra till den dokumenterade kunskapen eller till och med göra förändringar som nya kunskaper kräver.

 

Livscykeln i ett dokument

All slags information, data eller dokument skapas för att förbättra och underhålla olika typer av kunskapsintensiva uppgifter, förfaranden eller projekt. Dessa procedurer för dokumentteknik kombinerar att skapa ett livscykel för ett dokument. Förfarandena är följande:

* Fånga en idé

* Identifiera dess värde

* Förvärva kunskapen

* Skapa koncept baserade på idén

* Organisera idén i delar

* Välj de mest vitala segmenten

* Länk idén till affärsprocedurer

* Utvärdera effektiviteten

* Distribuera, revidera och fördjupa kunskapen

* Tillåt åtkomst och hämtning

 

Fördelar med elektroniska dokumentationslösningar

När det gäller frågan om den mest krångelfria tekniken för att lagra filer och dokument, kommer ingenting ens när det gäller effektiviteten hos elektroniska dokumentinspelningslösningar. Fördelarna med denna teknik är många. Låt oss ta en titt på några av dem:

* Det gör det möjligt att göra värdefull kunskap snabbt tillgänglig i hela organisationen.

* Eftersom webbservern lagrar all din information, gör det möjligt att göra bort de tunga arkivskåpen och därigenom återfå mycket utrymme.

* Dokumentteknik kan minska överflödiga uppgifter genom att korta dokumentets livscykel.

* Med all information tillgänglig online kan partners och medarbetare få tillgång till dokumenterad data från nästan var som helst i världen.

* Fel kollar generellt i manuella uppgifter. Det finns dock ingen risk för sådana fel om du använder dokumentkvalitet av god kvalitet.

* Inget system erbjuder mängden skydd för dina data som elektroniska dokumentlösningar gör. Till skillnad från en fysisk barriär som ett lås kan brytas av någon, men elektroniskt skydd innebär tunga brandväggar och lösenordsskydd. Ingen har tillgång till dina dokument eller konfidentiella uppgifter utan inloggningsuppgifter för ditt konto. Även om någon klarar av att stjäla din bärbara dator, är all information fortfarande säker på webbservern. Å andra sidan erbjuder förvaringsskåp ett dåligt skydd eftersom alla kan bryta sig in och få tillgång till viktigt pappersarbete.

* Om alla dina träningsmoduler och videor lagras på nätet, bidrar det till att minska kostnaderna och tiden för att träna nya anställda. Genom att helt enkelt studera videoklippen kan de lära sig invecklingarna i en viss process.

* Att få tillgång till pappersarbete lagrad på plats kan vara obekväma och tidskrävande. Dock tillåter dokumentteknik dokument att nås på begäran.

* Anställda bidrar vanligtvis till nya idéer och marknadsstrategier för sina företag. När dessa anställda lämnar företaget kan denna kunskap nås av andra anställda och därmed användas för framtida projekt.

Såsom du kan se, möjliggör dokumentteknik effektiv kommunikation av meddelanden och begrepp mellan enheter och individer. Värderbar information kan således hanteras gemensamt, användas för att ansluta människor och hjälpa till att skapa informationsnät.